มีคำถามจากคุณ Teerayut  ว่า "หากผมต้องการ Merge Text File แต่จะมีบาง File ต้องมีเงื่อนไข อย่างเช่นใช้ IF ไม่ทราบว่ามีขั้นตอนการตั้งเงื่อนไขอย่างไรได้บ้างครับ"

มาดูกันครับ เริ่มจากผมสมมุติ ฐานข้อมูลขึ้นมาก่อนนะครับ เนื่องจากผู้ถามแจ้งว่าเป็น Text File ก็มาใช้ Text File กันครับดังรูป ดูในช่องฟิลด์ type นะครับ ผมแยกออกเป็น A กับ B

ต่อมาก็มาดูจดหมายบ้างครับ ผมก็สร้างขึ้นมาง่ายๆ เป็นตัวอย่างดังรูป

มาถึงขั้นตอนการเริ่มสร้างจดหมายเวียน (Mail Merge) โดยเลือกเมนู Tools => Mail Merge Wizard

ขั้นตอนที่ 1 เลือกเอกสาร ในที่นี้ใช้เอกสารชื่อ Mail.odt ที่ได้สร้างไว้แล้วที่เปิดในปัจจุบันเราจึงเลือก Use the current document => เลือก Next >>

ขั้นตอนที่ 2 เราจะสร้างจดหมาย เราก็เลือก Letter => เลือก Next>>

ขั้นตอนที่ 3 เป็นการเข้าไปเลือกฐานข้อมูลครับ

ต่อไปเลือกที่ปุ่มเครื่องมือที่ชื่อ Data Sources
 

เลือกปุ่ม Add...

เลือกไฟล์ที่จะนำมาเป็นฐานข้อมูล ในที่นี้เราใช้ Text File ที่ชื่อ data.txt

เลือกปรับค่าของฐานข้อมูล ที่สำคัญคือส่วนของตัวแบ่งฟิลด์(Field separator) ให้เป็นเครื่องหมาย ; (Semi collon) และ เลือกกำหนดว่ามี Text contains header (แปลว่าไงหนอ เอาเป็นว่าในฐานข้อมูลมีหัวของฟิลด์ด้วยแล้วกัน) => กดปุ่ม OK

มาถึงตอนสำคัญแล้วครับ ส่วนที่เป็นคำถามคือการกรองข้อมูล ที่ถามก็คือคำว่า IF นั่นเอง แต่ในที่นี้ก็คือคำสั่ง Filter =>  ให้กดปุ่ม Filter... 

มาใส่เงื่อนไขกันครับ ผมเลือกให้ทำการผนวกจดหมาย โดยเอาเฉพาะที่มีข้อมูลในคอลัมน์ (Filed name) type มีค่าเป็น B จากนั้นกดปุ่ม OK

เมื่อกำหนดค่าตัวกรองข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม OK

เมื่อกลับมาในขั้นตอนที่ 3 อีกครั้งให้ทำการยกเลิกในส่วนของ This document shall contain an address block => เลือกปุ่ม Next>>>

ขั้นตอนที่ 4 ยกเลิกในส่วนของ This document shoul contain a salutation => เลือกในหัวข้อที่ 6 Edit document

ขั้นตอนที่ 5 เลือกปุ่ม Edit document

เมื่อเข้าสู่เนื้อจดหมาย เราก็จะทำการลากหัวคอลัมน์ของข้อมูลไปวางที่ตำแหน่งที่ต้องการโดยการคลิกเมาส์ซ้ายที่หัวคอลัมน์ค้างไว้ แล้วลากไปปล่อยในตำแหน่งที่ต้องการ

ลากให้ครบแล้วจึงเลือกปุ่ม Return to Mail Merge Wizard

จากนั้นให้เลือกปุ่ม Next>>

ในหัวข้อที่ 7 จะเป็นการแก้ไขเฉพาะไฟล์ของแต่ละแถวข้อมูล (row record) ให้ข้ามไปโดยกดปุ่ม Next>>

มาถึงขั้นตอนสุดท้ายคือการพิมพ์หรือส่งออก ไฟล์จดหมายที่ทำการผนวกข้อมูลเรียบร้อยแล้วในที่นี้ผมจะให้บันทึกเป็นไฟล์เดียว โดยการเลือกที่ Save as single document => กดปุ่ม Save Documents

ทำการบันทึกไฟล์ที่ทำการผนวกแล้วในที่นี้ให้ชื่อ mail-merge-final.odt => กดปุ่ม Save

เสร็จสิ้นการผนวกแล้วให้กดปุ่ม Finish ได้เลย

ทีนี้เราก็จะได้ไฟล์เอกสารที่มีการผนวกข้อมูล เฉพาะคนที่มีตำแหน่ง B (ข้อมูลในคอลัมน์ type = B)

คงจะเป็นไปตามที่ถามนะครับ

ไม่ลองไม่รู้ ไม่ทำก็คิดว่ายาก ลงมือแล้วจะรู้ว่ามันไม่ยากอย่างที่คิด

สวัสดีครับ