สวัสดีครับ ท่านผู้อ่านทุกท่าน วันนี้เพิ่งจะเปิด exteen blog หลังจากไม่ได้เปิดมาหลายวันหน้าตาเปลี่ยนไปในทางที่ดีมาก ๆ ต้องขอขอบคุณ คุณแชมป์ และทีมงานมากครับที่พัฒนาไม่หยุดยั้ง
เข้าเรื่องครับเมื่อวันที่ 8 ตุลาคม 2550 ที่ผ่านมา มีพี่ชุลีพร จากหน่วยงานด้านการแพทย์ ของ กฟผ. ได้โทรมาถามปัญหาเรื่องการสั่งดูภาพก่อนพิมพ์ (page preview)
กรี๊งๆ กรี๊งๆ กรี๊งๆ "สวัสดีค่ะ นี่พี่ชุลีพร นะค๊ะ" เสียงทักทายจากพี่ชุลีพร
"ครับ สวัสดีครับ มีอะไรให้รับใช้ครับ" เราตอบกลับไปตามมารยาทที่ดีของศูนย์บริการ IT (ตามที่พี่ปิยะ ได้แนะนำไว้ในวงดอกคำฝอย
"พี่มีปัญหาว่าเปิดไฟล์ด้วย Calc แล้ว พอไปสั่ง page preview มองเห็นแค่หน้าเดียว ทั้ง ๆ ที่เอกสารมีตั้งหลายหน้า.. ทำไงดีค๊ะ" พี่ชุลีพรถาม
"ไฟล์พี่สร้างจาก OpenOffice.org Calc ใช่ไหมครับ" เราซักถามกลับ (เหมือนคุณหมอเลยแฮะ แต่เป็นหมอเฉพาะทางด้าน OpenOffice)
"ใช่แล้วค่ะ" พี่ชุลีพรตอบ
"เอ!! ไม่น่าเป็นไปได้นะครับ ปกติไฟล์ที่สร้างมาจาก Calc ก็จะดูได้ตามปกติ งั้นรบกวนพี่ชุลีพร ส่งไฟล์ที่ว่ามาให้ผมดูได้ไหมครับ" เรางงๆ เล็กน้อย แล้วก็ขอไฟล์มาดูดีกว่า
รอสักพักเราก็ได้ไฟล์ แต่เป็นไฟล์ .xls (ไฟล์ที่ถูกสร้างจาก MS-Excel) เมื่อเราเปิดด้วย Calc ก็จะเห็นไฟล์ข้อมูลดังรูปครับ
"ฮาโหล... สวัสดีครับ ขอสายพี่ชุลีพร ครับ" เราโทรกลับไปหาพี่ชุลีพร
"พี่ชุลีพรดูดค่ะ..." เสียงพี่ชุลีพรตอบกลับ
"พี่ผมดูไฟล์แล้วนะครับ เป็นไฟล์ Excel พี่ส่งไฟล์มาผิดหรือเปล่าครับ" เราถามกลับ
"ไม่ผิดแน่ค่ะ ไฟล์ของพี่เป็น OpenOffice.org Calc แน่นอนค่ะ" พี่ชุลีพรเน้นและมั่นใจมาก
"ไม่เป็นไรครับ พี่ลองเข้าไปที่เมนู File แล้วเลือกคำสั่ง Save As นะครับ"
"แล้วไงต่อค๊ะ" พี่ชุลีพรถาม
"พี่ดูที่ช่อง Save as type: ซิครับว่าเป็นอะไร" เราถามเชิงรุกต่อ
"เป็น Microsoft Excel 97/2000/xp (.xls) ค๊ะ" พี่ชุลีพรตอบ
"นั่นแหละครับ ไฟล์ของพี่เป็นไฟล์ที่สร้างจาก MS-Excel เลยได้นามสกุล หรือ File tyle เป็น .xls" เราแนะนำ
"ผู้ใช้งานส่วนใหญ่ที่ติดตั้งโปรแกรม OpenOffice.org เพียงอย่างเดียว ไม่มี MS Office เมื่อตัวระบบเจอไฟล์ .xls ระบบจะใช้โปรแกรม OpenOffice.org เป็นตัวเปิดให้อัตโนมัติครับ" เราแนะนำต่อ
"แล้วพี่ต้องทำอย่างไรต่อค๊ะ" พี่ชุลีพรถาม
"ให้พี่ชุลีพร เลือกเปลี่ยน type ให้เป็น OpenDocument Spreadsheet (.ods) จะอยู่ด้านบนสุดครับ จากนั้นก็กดปุ่ม Save" เราบอกกลับไป
"เมื่อบันทึกเสร็จแล้วเราก็จะได้ไฟล์ ที่มีนามสกุลเป็น .ods แล้วครับ"
"จากนั้นเราก็เห็นว่า ชื่อไฟล์เอกสาร ที่อยู่บน Title bar มีนามสกุลเป็น .ods พร้อมกับคำว่า (read only) หายไปต่อไปเราก็จะแก้ไขไฟล์ได้แล้วครับ"
"ต่อไปเราก็มาทำการสั่ง Page preview ดูอีกครั้ง เราก็จะเห็นว่าแสดงผลแค่หน้าเดียว สังเกตุจากไม่มีปุ่มเลื่อนหน้ากระดาษเลยครับ ให้กดปุ่ม Close Preview เพื่อออกจากหน้าต่างแสดงภาพก่อนพิมพ์"
"ให้พี่ชุลีพรเลื่อนเมาส์มาคลิกตรงด้านหน้าของ คอลัมน์และแถว ตรงที่มีกล่องว่างๆ หน้าตัว A และด้านบนเลข 1 นั่นแหละครับ พี่จะเห็นว่าข้อมูลบนแผ่นงานถูกเลือกทั้งหมด" เราแนะนำวิธีการเลือกแผ่นงาน
"จากนั้นให้พี่ชุลีพรเลือกที่เมนู Format => Print Ranges => เลือก Remove" เราแนะนำถึงวิธีการยกเลิกการกำหนดพื้นที่การพิมพ์ ที่เคยกำหนดไว้
"เมื่อสั่ง page preview พี่ก็จะเห็นข้อมูลมาให้ดูทั้งหมดแล้วครับ แต่ปัญหาต่อไปของเราก็คือ Row Header หรือหัวเรื่อง บรรทัดที่ 1 ไม่ปรากฏทุกหน้าครับ"
"ต่อไปนี้ก็จะเป็นการกำหนดพื้นที่ใหม่นะครับ โดยให้เราเลือกให้คลุมพื้นที่ข้อมูล โดยให้เริ่มต้นจากบรรทัดที่ 2 เมื่อกำหนดพื้นที่เสร็จแล้ว เราจะเห็นตำแหน่งพื้นที่ที่เลือกในช่องName box "
"เมื่อสั่ง page preview ก็จะเห็นข้อมูลมาให้ดูทั้งหมดยกเว้นในบรรทัดแรก ที่เป็นหัวเรื่องครับ ให้กดปุ่ม Close Preview"
"ขั้นตอนต่อมาก็ทำการกำหนดหัวเรื่อง หรือที่เรียกว่า Row Header ในบรรทัดแรกกันครับ โดยให้เลือกที่เมนู Format => Print Ranges => Edit "
"เมื่อเข้าสู่หน้าต่าง Edit Print Ranges ให้ไปดูในส่วนของ Rows to repeat หมายถึงการกำหนดแถวที่ต้องการทำซ้ำในหน้าเอกสารทุกหน้า ให้เลือกที่ปุ่ม Shrink เพื่อเข้าไปกำหนดแถวที่ต้องการทำซ้ำ"
"จากนั้นก็ให้คลิกเมาส์ไปที่แถวที่ต้องการทำซ้ำ ในที่นี้เราต้องการแถวที่ 1 แถวเดียว หากต้องการมากกว่า 1 แถวก็ให้คลิกค้างไว้ที่แถวเริ่มต้นจากนั้นก็ให้ลากไปจนถึงแถวที่ต้องการครับ เมื่อกำหนดเสร็จแล้วก็ให้เลือกที่ปุ่ม Shrink อีกครั้งเพื่อออกจากการกำหนดพื้นที่"
"เราก็จะเห็นว่าข้อมูลใน Row to repeat เปลี่ยนเป็น -user defined- และ มีการกำหนดพื้นที่เป็น $1 หมายถึงแถวที่ 1 จะถูกกำหนดให้เป็นแถวที่จะถูกทำซ้ำนั้นเอง จากนั้นก็ให้กดปุ่ม OK "
"พี่ก็จะได้เอกสารตามต้องการครับ"
"OK ใช้ได้แล้วค่ะ ขอบคุณมาก เดี๋ยวพี่ต้องขอตัวไปประชุมก่อนนะค๊ะ แล้วถ้ามีปัญหาอะไรจะมาถามใหม่" พี่ชุลีพร บอก
"ครับ ยินดึเสมอครับ เพื่อองค์กร เพื่อประเทศชาติครับ ขอบคุณพี่ ๆ มากครับที่เข้ามาเป็นทองแผ่นเล็ก ๆ ที่จะปิดบนองค์พระ สักวันหนึ่ง พระองค์นี้จะเหลืองอร่ามสมความตั้งใจของนักพัฒนา Open Source ขอบคุณอีกครั้งครับ"
edit @ 10 Oct 2007 10:27:00 by BigTUI ^_^"
